La gestion administrative est un pilier de la bonne santé d’une entreprise. Pourtant, beaucoup de dirigeants la repoussent ou la gèrent dans l’urgence, au risque de générer des erreurs ou des retards. Résultat : perte de temps, stress, pénalités financières…
Pour éviter ces écueils, MGC Gestion, spécialiste de l’externalisation administrative, vous propose une checklist claire et complète pour vérifier si vous êtes à jour.
Pourquoi faire le point régulièrement ?
Mettre à jour votre gestion administrative régulièrement, c’est vous assurer de ne pas laisser passer de démarches importantes et/ou obligatoires et vous éviter des sanctions.
Une mise à jour régulière vous permet de respecter les obligations légales liées à la gestion administrative de votre entreprise, et donc d’éviter sanctions et retards. De plus, gérer votre administratif de façon régulière vous fait au final gagner en temps et en sérénité.
Pour vous aider à ne rien oublier et vous simplifier la vie, voici une checklist bien utile !
Les documents et obligations incontournables
Comptabilité et fiscalité
Chaque mois ou trimestre : déclarations de TVA, déclarations sociales (URSSAF, caisses de retraite), suivi de la facturation, relances clients.
Chaque année : dépôt des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes), déclaration de résultats fiscaux (IS, BIC, BNC…), déclarations diverses (CFE, CVAE, taxe sur les véhicules de société).
Social et ressources humaines
Chaque mois : édition des bulletins de paie et paiement des cotisations sociales.
À chaque embauche : rédaction et signature du contrat de travail, DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche), mise à jour du registre unique du personnel.
Chaque année : contrôle des déclarations sociales, mise à jour des entretiens obligatoires (entretien professionnel tous les 2 ans).
Assurances et contrats
Annuellement : vérifier la validité des assurances professionnelles (responsabilité civile, multirisque, flotte auto…), renégocier ou mettre à jour les contrats (banques, téléphonie, énergie, logiciels).
Gestion juridique et administrative
En continu : tenue à jour des statuts, registres légaux et procès-verbaux d’assemblées, suivi des échéances contractuelles (baux, abonnements, prêts).
Chaque année : organisation de l’assemblée générale ordinaire pour l’approbation des comptes, dépôt éventuel du rapport de gestion.
Archivage et conformité
En continu : conserver les factures et justificatifs comptables (10 ans minimum), archiver les documents RH et juridiques selon leur durée légale, sauvegarder les données.
Chaque année : vérifier la conformité RGPD (registre de traitement, mentions légales, politique de confidentialité).
Les erreurs fréquentes à éviter
Même les dirigeants les plus rigoureux peuvent tomber dans certains pièges. Attention par exemple à ne pas être en retard sur les déclarations, pour éviter des pénalités immédiates. Soyez également attentif à votre archivage : non conforme, il complique tout contrôle fiscal ou social. Enfin, un manque de suivi des échéances pour les contrats et les assurances notamment peut aussi s’avérer problématique.
La solution MGC Gestion
Pour ne rater aucune échéance, confiez votre gestion administrative à un partenaire extérieur comme MGC Gestion. Cet accompagnement représente pour vous un gain de temps qui permet de vous concentrer sur votre activité. C’est également une sécurité renforcée grâce à une veille permanente des obligations légales.
La gestion administrative ne doit pas être une source d’angoisse. Avec la bonne organisation et l’appui d’un partenaire fiable, vous pouvez piloter votre entreprise en toute sérénité.
Vérifiez dès aujourd’hui si vous êtes à jour grâce à la checklist MGC Gestion et contactez-nous pour un accompagnement complet et sur mesure.